為什麼 NPO 工作人員應該知道基本記帳/會計常識:

為什麼 NPO 工作人員應該知道基本記帳/會計常識:

1. 記帳/會計是目前資本社會的記錄方式, 把許多行為都減化成金錢的流動.
2. NPO 的經費往往來自公部門, 其他 PO 贊助, 相關捐贈等, "金主"給錢當然是希望有所成果.
3. 所以 NPO 執行活動時, 就是在不違背初衷或發展 NPO 理念下下, 做出成果給金主看.
4. 而相關過程的收支, 就需要透過記帳/會計的稽核, 讓金主確保費用的支出合理性.

所以至少需要相關的記帳/會計常識就有:
1. "金主"給予費用的科目: 通常人事/設備都被認為是 NPO 本身應具備, 所以不太常給人事/設備費.
2. 相關單據/開立統編的對象: 例如直接向金主請款, 或是先由 NPO 支應再整批向金主請款.
3. 核銷期限等行政項目.

而 NPO 在這些條件下, 仍要維持自己想做的事, 就需要整合多項資金, 整合辦理, 以減少人力等消耗. 所以需要以全面的觀點讓資金來源穩定, 才能擬定每年想執行的內容, 透過不斷投入與產出好的成果, 吸引更多資源的投入.

課程定位, 究竟社團與藝能課的區隔在哪?

比較體制大學的課程與社團, 是有較大的區隔: 課程是有架構的專業課程, 而社團則是學生依興趣主動參與的活動, 所以有其差異性, 就是"學生主動參與".
所以參考這邏輯, 社大很多課程本來就是較休閒, 歸類在藝能類, 例如在樂器初階課程學習如何彈, 彈了幾首, 越來越熟, 到進階了, 都還是藝能課.
但是如果有學員自主性, 例如: 學員願意找相似的曲目來比較, 了解背後的文化, 甚至連結時空背景, 甚至主動找創作人或到曲目的環境中去體會, 這樣就有人文或社團的可能.
所以相關的課程類別, 就需要工作人員在這方面能辨識老師經營班級的方法.

而以往很容易因為這分類而陷入:
1. 招生人次與講師費.
2. 教育局/部/評鑑委員要求各課程有一定比例.
就可以有基礎來說服其他人.

筆記: 用 offset 進行查詢指定欄(用在自動計算 Google 表單回應)

用 Google 表單設計網路報名系統並不難, 不過除了報名外, 還可以再自動化產生人次及回應民眾確認報名狀況, 就用第一社大課程體驗報名來當例子, 說明相關函式的原理.

課程體驗報名網頁: http://kh1cu.blogspot.tw/2014/02/103.html
本文同時刊登於個人部落格: http://slimetw.blogspot.tw/2014/02/offset-google.html

試論: 為什麼 NPO 工作者要先學資本的觀念?

先就字義上來說, NPO 的 P 意思為"營利", 用在營利的單位, 最常見的就是"錢/貨幣", 貨幣的使用就形成資本的概念, 所以 NPO 跟資本是有相關的. 學理上如此, 實務上也是如此: 教育局(處)發包社區大學, 經費是用貨幣計算, 教育部給獎勵/補助, 也是用貨幣計算, 各種專案的申請/核銷, 都不脫離錢, 那就不用再解釋為什麼要學資本的概念了吧?

但接下來就應該更深入思考, NPO 的 N 代表什麼? 如果只是一種熱情, 去當志工行不行呢? 靠"社會主義"的"共享"行不行呢? 也是有機會啦, 只是 NPO 工作者有什麼"產能"足以"共享"?

所以 NPO 工作者, 應該擁有比 PO 工作者更強的"能力", 只是這種能力, 不一定是資本可以購買到的, 例如: 如果環境保護工作, 提出了完整論述, 而獲得民眾認同, 民眾願意投注資金, 讓環保工作可以順利進行, 這還是脫離不了資本. 再例如 NPO 工作者如果能有足夠的基礎行政能力, 無論在什麼單位都可以勝任.

市場對資本是相對公平的, 各單位要撥款補助, 考慮到的每一塊錢, 都會希望有一定的成果, 資本主義就一直在這制度下流動著, 以資本的名義比較著. 所以期望 NPO 工作者, 想要什麼"改變社會", 就需要先找到改變社會的方式, 認識現在是資本主義的運作模式, 才能從這模式中被其他人理解, 才有機會生存下來. 工作不只代表著自己的熱情, 對外也是代表 NPO 的形象, 是否能被非 NPO 單位認同呢? 就看工作者能否產出有吸引力的論述與行政能力吧.

簡易數值加總與計算: 以 Excel 的 countif / sumif 為例

社區大學是教育局等單位委託辦理的業務, 相對的, 行政人員也經常需要將營運狀況回報給主辦單位, 例如: 課程統計, 活動人次, 活動類型, 講師類型等, 由於這些類型可能會異動, 造成工作人員需要分類與統計, 才能回報.

以最常用的辦公室軟體 Microsoft Office 或雲端應用 Google 雲端硬碟(原 Google 文件), 其實已經可以協助技術性的工作, 只是需要工作人員先有一些資料整理的觀念, 先分幾個步驟來想:

1. 要統計的資料有哪些項目? 例如活動統計, 就有: 活動名稱, 活動時間, 活動次數, 活動人次, 活動類型.
2. 要統計的資料項目, 是固定的或是依業務而不同的? 例如上面的例子, 只有活動類型是依主辦單位要求而分類, 其他資料都是固定的.
3. 平常就將固定的資料建檔, 例如: 建立"大事記"檔案, 以後需要相關資料, 可以先找大事記, 就像書的目錄或收發公文的文簿一樣, 雖然簡單, 但是足以引導工作人員找到相關資料.
4. 每次依主辦單位需要, 加以分類並統計. 這一個步驟就是最耗時的工作, 因為一般人的作法, 是把資料建立成表格, 再把其中的項目依各類別重新排列, 甚至跨類別的活動還需要複製/貼上, 最後才把各數字加起來, 不但費工費時, 還可能加錯.

所以第 4 步驟是消耗最多的資源, 但是 Google 雲端硬碟或 Excel 都已經有相關的函式可以使用, 如果工作人員可以加以利用, 則只剩分類這件事, 是電腦所無法處理的.

以這個檔案為例: http://goo.gl/Zxbli9

資料表的 A 欄~ D 欄, 就是一般的"大事記", 有 日期 / 活動名稱 / 時數 / 人數 等資料, 如果需要交統計資料時, 一般人可能會直接修改這個檔案來統計, 只要能掌握一些原則, 倒也還可以應付. 但是資料量一大, 就會建議改用函式來處理了.

要使用函式處理前, 第一件事是清點大事記資料是否正確, 並依一定的原則整理好, 以這例子而言, 是依時間排序. 第二件事則是依不同的類型, 建立必要的分類, 以這例子而言, 分為 參訪 / 會議 / 活動 三類, 並於活動與類型對應的儲存格, 填上"y", 以便後續的統計.

接下來就是真正使用 countif 與 sumif 的時機了, 以儲存格 G10 為例, 是計算 會議 類的次數, 所以可以用 =countif(g3:g8,"y") 公式, 計算出 G3 ~ G8 這幾個儲存格的內容是 y 的次數, 也就是剛剛大事記中, 被規類為 會議 的次數.

而要累計時數或人次時, 則是比 countif 還要多一項, 因為比對的欄位與加總的欄位是不一樣的, 所以舉儲存格 H12 為例, 要計算 活動 類的總時數, 就先找到哪些是活動類(如果 h3:h8 這幾個儲存格是 y ), 再把對應的時數(c3:c8)累計, 就可以完成公式 =sumif(H3:H8,"y",$C3:$C8)

看起來不難吧? 因為整理清單是平常就可以進行的事, 分類也只需要依主辦單位要求再處理, 統計就讓 Excel / Google 試算表 處理, "通常"就可以省下很多時間了. 不過也有幾點要注意:

1. countif 跟 sumif 只能處理"數值", 所以相關儲存格的格式(儲存格內容)要設定為"數值"才能處理.
2. 公式如果直接複製使用, 會因為採用"相對位置", 而統計到錯誤的欄位, 所以要視情況改用 $ 字號開頭的"絕對位置", 或在複製公式後再檢查一下對照的儲存格.

這樣的應用除了活動外, 也可以用在 教育部要問"符合國家政策的課程數與人次?" , 用同樣的模式, 列出課程清單與人次, 再依 國家政策 分類, 同樣用 sumif 與 countif 就可以處理了.

寫招標書的好幫手: Word 的長文件概念

"長文件"並不是一個正式的功能, 而是多種 Word 功能的組合, 包括:

1. 目錄
2. 樣式
3. 大綱模式(階層)
4. 分隔設定
5. 多檔案

這些功能則是可以克服一般編輯時常用到的功能:

1. 由不同人撰寫不同的段落(多檔案)
2. 章/節要有相同的字型、縮排(樣式、階層)
3. 讓新的"章"從單數頁開始, 新的"節"從下一頁繼續(分隔設定)
4. 目錄的頁碼與內容的頁碼分開(分隔設定的"分節")
5. 產生目錄(階層與目錄自動編頁碼)

要使用這些功能時, 就需要先知道一些 Word 編排的概念:

1. 文字/段落(按 enter )/同一段內斷行(按 shift-enter )的使用
2. 分頁(按 ctrl-enter )
3. 分節(插入 -> 分隔符號 -> 分節, 又分為
1. "接續本頁", 處理"分欄"時使用
2. "下頁起", 處理要形成另一組頁碼, 或者新的一節有不同紙章大小等用途.
3. "下一個奇數頁/下一個偶數頁": 可以讓新的章節從指定奇數頁開始, 翻閱較方便.
4. 使用"樣式", 並對應到"階層"與字型/行高等設定.
5. 對章/節的標題套用"樣式"(實際上影響的是"階層").
6. 插入目錄, 就會自動將階層標題編入目錄.

概念大概是這些, 由於網路上已經有許多人寫了更完整的說明, 加上 Word 不同版本的介面都不同, 就不說明這些功能在哪邊了. :p

1/11~12 由高雄市政府教育局委託旗美社大辦了「社區大學與高雄發展研討會」, 議程可參考: https://docs.google.com/document/d/1ouzjeR5kB730MCpPIBy27XeMrEmGmSbxbkT2h8OmbPw/pub

其中個人感興趣的部份, 不在於"高雄發展", 而是"社大困境與危機"的部份, 特別是在外部經費減少時, 工作人員抱持的信念或價值是什麼? 能否聚集出一種工作人員共同的信念, 再來與學員或老師溝通產生另一種屬於社大的信念, 最後則是以這信念說服政府單位或其他單位, 才能從資本社會結構中, 獲取資本持續營運.